Wie heißt es so poetisch? Jedem Anfang wohnt ein Zauber inne! Und das gilt nicht selten auch für die Projekte, die ein Team startet. Es gibt eine innovative, vielversprechende Idee, sie wird in konkrete Arbeiten und aktionable To-dos aufgebrochen – und nun lasst uns sehen, was daraus wird!
Allerdings gibt es häufig gewisse organisatorische Zwänge, die verhindern (sollen), dass das Team sich austobt, ohne auf administrative Konventionen zu achten. Die richtige Mischung aus Orientierungshilfe und Freiheit kann gewährleisten, dass einerseits die administrativen Vorgaben des Unternehmens eingehalten werden und das Team andererseits in seiner kreativen Arbeit an Innovationen nicht ausgebremst wird.
Die Templating.app für Jira unterstützt diesen Balanceakt: Nun haben Admins die Möglichkeit, Projektvorlagen zu erstellen, die Nicht-Admin-User sich jederzeit zu eigen machen können, wann immer die Situation entsteht, dass ein Team ein eigenes Projekt anlegen möchte.
Ermächtigung von Admins und Nicht-Admins gleichermaßen
Stell dir vor, dass eines deiner Teammitglieder eine wirklich coole Idee für ein neues Projekt hat – sei es eine originelle neue App, eine Beratungsdienstleistung, die ein wichtiges Kundenproblem lösen würde, oder eine vielversprechende Marketing-Kampagne. Doch bevor das Team aktiv werden kann, musst du dich in Jira durch ein administratives Labyrinth kämpfen.
In vielen Unternehmen ist für Projekte, die aus den Teams hervorgehen, die initiale Unterstützung durch die Jira-Admins erforderlich, denn sogenannte "team-managed Projects" sind keine Option. Dafür gibt es durchaus einleuchtende Gründe: Ohne bestimmte Richtlinien oder Standards könnte es leicht passieren, dass diese Projekte in Sachen Workflows, Vorgangstypen, Felder etc. aus dem Ruder laufen. Aus solchen Projekten die richtigen Informationen und Metriken zu synthetisieren, wird im Zweifel schwerlich möglich sein; es entstehen Ineffizienzen und wahrscheinlich zusätzliche Kosten. Letztlich unterbinden viele Organisationen für Nicht-Admins die Möglichkeit, Projekte zu managen.
Mit der Templating.app für Jira geht es aber auch anders. Denn nun lassen sich in dieser praktischen Lösung nicht nur Vorgangs- und Subtask-Vorlagen erstellen, sondern auch Projekt-Templates!
Zunächst muss ein Jira-Admin eine Projektvorlage anlegen, die Spezifika der Vorlage definieren (Icon, Titel, Beschreibung), Projekttyp und Schemata konfigurieren (Feldkonfiguration, Vorgangstypen, Benachrichtigungen etc.), die Berechtigungen für User definieren und das Projekt schließlich zur Nutzung aktivieren. Damit ist der Admin-Job erledigt, es sei denn, die Einstellungen sollen zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal angepasst werden.
Von nun an können Nicht-Admin-User in ihren Teams auf Basis solcher vorkonfigurierten Vorlagen ihre eigenen Projekte erstellen. Je nachdem, welche Optionen von den Admins aktiviert wurden, sind einige weitere Konfigurationsarbeiten nötig, doch spätestens nach ein paar Minuten hat das Team sein eigenes Projekt am Start, ohne dass Admins eingebunden werden müssen!
Admins setzen Templates auf und überlassen den Rest den Teams
Die Arbeit mit von der Organisation vorgefertigten Vorlagen (der Zugriff und die Nutzung lassen sich durch granulare Berechtigungen präzise definieren) hat für das Unternehmen einige wesentliche Vorteile. Erstens werden Admin-Teams signifikant entlastet, da sie nicht für jedes einzelne Teamprojekt aktiv werden müssen (sondern eben nur initial, bei der Erstellung der Vorlage). Zweitens entsteht auf Organisationsebene ein gewisses Maß an Übersicht, gleichzeitig steigt die Effizienz und es wird mehr Standardisierung geschaffen. Und drittens unterstützen die Projekt-Templates eine reibungsarme Skalierbarkeit, wenn das Unternehmen mit der Zeit wächst und die Anzahl der Teams (und Projekte) zunimmt.
Eine neue Projektvorlage anzulegen, ist denkbar einfach.
- Im Top-down-Navigationsmenü auf Administration klicken
- Im Administrationsmenü den Menüpunkt Apps aufrufen
- In der Liste der installierten Apps die Templating.app wählen
- In der App-Oberfläche die Funktion Templates anklicken
- Klick auf Create template, um mit der Erstellung zu beginnen
(Noch einen Schritt kürzer ist der Weg, wenn du in der Jira-Navigation direkt den Menüpunkt Apps wählst.)
Auch die anschließende Konfiguration der Basiselemente ist für erfahrene Admins eine leichte Übung. Die Vorlage braucht ein Icon, einen Titel und eine Beschreibung; dann muss der Projekttyp ausgewählt werden – gefolgt von den Schemata mit Feldkonfiguration, Vorgangstypen, Workflow etc. Die Templating.app bietet Admins außerdem die Möglichkeit, genau zu spezifizieren, welche User oder Gruppen berechtigt sein werden, neue Projekte auf Basis der Vorlage zu erstellen. Schließlich wird die Konfiguration gespeichert.
Mit der Konfiguration der Vorlage haben deine Admins zweierlei erreicht: Die Teams haben einerseits die Freiheit, ihre eigenen Projekte anzulegen und für ihre Vorhaben zu nutzen; andererseits sind über diese Projekte hinweg stets Konsistenz und Effizienz gewährleistet. Voilà, damit ist das Admin-Team aus dem Spiel.
Geschwindigkeit, Effizienz und Konsistenz für die User
Und nun, also auf der Ebene der User, beweist die Templating.app ihr volles Potenzial. Da es jetzt eine solide Basis gibt, ist dein Team ermächtigt, sich in seinen eigenen Projekten frei zu entfalten, während gleichzeitig sichergestellt ist, dass die übergreifenden Regeln der Organisation eingehalten werden.
Das Erstellen neuer Projekte auf Vorlagenbasis hat signifikante Vorteile für die Teams und User. Durch die Anwendung vordefinierter Strukturen ist das Aufsetzen eines Projekts ein schlanker, geradliniger Prozess; es besteht Konsistenz über die Projekte hinweg, Fehler, etwa durch falsche Konfigurationen, werden reduziert. Im Endeffekt kann sich dein Team quasi von Anfang an auf die produktive Arbeit am Projekt konzentrieren, statt sich mit administrativen Aufgaben herumschlagen zu müssen.
Und so geht’s: Du rufst in Jira die Templating.app auf und klickst auf Project Templates. Nun wählst du diejenige Vorlage, die den Anforderungen deines Teams entspricht, vergibst einen Namen, konfigurierst die Optionen, die die Admins dafür vorgesehen haben, legst den Projekttyp und die Schemata fest (falls möglich) – und dann kann dein Team mit der Arbeit loslegen.
Templating.app für Jira
Mit dem neuen Feature gibt die Templating.app für Jira sowohl den Admins als auch den Usern in den Teams deines Unternehmens zusätzliche Möglichkeiten an die Hand, von denen beide Seiten signifikant profitieren.
Wenn du mehr über die Funktionalitäten und Potenziale der App erfahren möchtest, lohnt sich ein Blick in den Atlassian Marketplace und die ausführliche Doku zur App. Oder vereinbare einfach direkt einen Demo-Termin: Das Entwicklungsteam freut sich darauf, mit dir ins Gespräch zu kommen und dir die Lösung in der Praxis zu zeigen!
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